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销售助推力 -- HSMAI视角:高产出工作由从容应对邮件入手

2012-02-14

在如今任何东西都是“即刻需要”的时代,收发邮件几乎24小时不离手。然而,专家认为,这个现象应该改一改。

一个经常奔波出差的专业人士每天都会在阅读,回复和管理邮件中花费4-6小时的时间,而其中仅1-3%的人受过系统的email管理培训。

人们总是担心删除email后万一之后又需要了怎么办?其实,清除与否是次要的,关键问题是要明晰什么内容是重要的,什么需要马上采取行动,什么则可以不予理会。

战略一:公私分明。工作上可以用多个email应对不同的事务,但私人邮件就决不用于工作中。这样可以达到互补干扰的效果,也可以有效杜绝垃圾邮件的产生。

战略二:“三分钟,一次过”定律。经过20多年的研习此方法被证实有效。每封邮件都只需碰一次。决定怎么做并不是说当时就一定要去做,但一定要清楚这事儿应该怎么去完成,所以可以做个适当归类,以避免重复劳动。

战略三:无需条件反射。有些人每当邮件提示音一响就习惯性地去看邮件。其实大可不必。每天设定一些特定的时间段查收邮件就可以了除非有特别重要的事要跟踪。专家提醒要学会在高产出和回应方式间寻求平衡。

战略四:分门别类,一目了然。给同类邮件设立个专页文件夹问题就变得容易多了。

战略五:清空!清空!看了,做了,就可以删了。

战略六:巧妙管理抄送和回复。清晰一点,大家都方便。建议在邮件的开头就将信息的重要元素,如什么,哪里,为什么,开门见山。

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